Sammendrag

Det kræver uddannelse i kvalitetsstyring af både projektmedarbejdere, konsulenter og svineproducenter, når man ønsker at indføre ISO-kvalitetsstyring. I projektet blev ti personer uddannet som auditorer. Seks svineproduktionskonsulenterne blev videreuddannet af Dansk Standard, således at de på vegne af Dansk Standard kunne gennemføre certificering og den løbende eksterne audit i besætningerne. Uddannelse af konsulenter, som kan virke som auditorer under fx Dansk Standard, betyder lavere omkostninger til certificering og løbende opfølgning.

Det tager mindst 1 år at gøre deltagerne bevidste om principperne for kvalitetsstyring og svineproducentens ansvar i besætningen.

Ved indførelse af kvalitetsstyring i besætningerne skal der være bevidsthed om et klart og tydeligt mål, og om man går efter nytteværdi, markedsværdi eller ledelsesredskab, m.m.

Deltagerne fik selv ansvaret for at beslutte, hvilke kvalitetskrav de ønskede at leve op til, ud over hvad der er beskrevet i lovgivningen. Ved indførelse af kvalitetsstyring er denne involvering én af de kritiske punkter for systemets succes.

Med hensyn til ændring af arbejdsrutiner opnås de bedste resultater, når den enkelte svineproducent selv beskriver sine arbejdsrutiner, mens konsulenten fungerer som sekretær. Dette sikrer, at arbejdsrutinen er skrevet på en måde, der er forståelig for den, der udfører arbejdet i det daglige.

Mange svineproducenter mærker, at de nu er mere kritiske i forhold til deres foderleverandører, dyrlæger, konsulenter, m.m., og at deres engagement og interesse for besætningen er vokset.

Den valgte metode til at motivere deltagerne

I starten var holdningen at skrive en håndbog i projektgruppen og sende den ud til deltagerne. De ansvarlige for projektet blev dog hurtigt klar over, at succesen afhang af, om deltagerne blev engageret i at arbejde med kvalitetsstyringssystemet. Interessen blev vakt, ved at deltagerne selv fik ansvaret for at beslutte, hvilke kvalitetskrav de ønskede at leve op til, ud over hvad der er beskrevet i lovgivningen. De ansvarlige for projektet omsatte derefter de opstillede krav til handling.

Bilag 1 viser skematisk det forløb svineproducenterne har været igennem i projektet. Fra forløbet skal specielt følgende fremhæves:

8 gruppemøder

Der blev afholdt 8 gruppemøder med 15-20 svineproducenter pr. gruppe. På baggrund af spørgeskemaer om besætningernes produktionsforhold og sundhedsstatus havde projektledelsen udarbejdet et diskussionsoplæg forud for møderne. Hver gruppe diskuterede og definerede inden for et afgrænset fagligt emne, hvad der skulle indgå i kvalitetshåndbogen (kvalitetsstyringssystemets niveau I og II). Målet for disse møder var at finde det niveau, som de fleste svineproducenter kunne gå ind for, samtidig med at det var deres egen beslutning. Projektledelsen fremlagde diskussionsoplæg og fungerede som mødeledere.

Denne form for beslutningstagning giver større ansvarlighed, end hvis det er nogle eksperter, der definerer, hvad kvalitetshåndbogen skal rumme. Ved indførelse af kvalitetsstyring er denne involvering én af de kritiske punkter for systemets succes.

De 8 områder var:

• indkøb af foder og fuldfoder - råvarer
• indkøb af avlsdyr og eget tillæg
• staldforhold, miljø og etik
• sundhedsniveau i besætningen
• vådfodring
• indkøb af smågrise
• sundhedsstatus og smittebeskyttelse
• tørfodring og hjemmeblanding

Menstrupmødet

I september 1992 blev der afholdt et 2-dags møde med samtlige deltagere i projektet. På dette møde blev de endelige beskrivelser/forhold, der skulle indarbejdes i kvalitetshåndbogen vedtaget. Dette var en fælles beslutning. De lokale konsulenter fremlagde de enkelte problemstillinger.

Erfaringen er, at konsulenterne skal have stor indsigt i projekt og kvalitetsstyringssystem med hensyn til mål, metode, forløb m.m., før de kan tage ansvar for fremlæggelse og beslutningstagning. På dette tidspunkt havde konsulenterne meget lidt kendskab til kvalitetsstyring, og kun enkelte personer i projektledelsen havde stor viden om kvalitetsstyring, men til gengæld ikke detaljeret viden om svineproduktion. Det er vigtigt allerede fra start, at der i projektledelsen er mindst en person, som har stor viden både om kvalitetsstyring og svineproduktion.

Motivering af forskellige grupper

Tidligt i et projekt af denne art skal der skabes et overblik over, hvilke personer projektet vil inddrage. Fx blev det efterhånden klart, at konsulentgruppen blev det netværk, der skulle binde projektet sammen (de 128 besætninger), hvis det i det hele taget skulle lykkes at gennemføre projektet. Denne gruppe blev varslet for sent (august 1992) i forhold til, hvornår de blev inddraget i planerne (september 1992). Der var behov for en længere periode til at motivere konsulenterne for deres deltagelse i projektet.

Kritiske punkter ved indførelse af kvalitetsstyring

Hvorfor kvalitetsstyring?

Et klart formål - og hvad er det man går efter:

• et markedsmæssigt krav?
• produktion af et ensartet produkt?
• et godt redskab i rådgivningen?
• intern nytteværdi i besætningen?
• redskab for den enkelte svineproducent (styring)?

Manden i centrum - den enkelte svineproducent

Svineproducenten er selvejer, hvilket er en livsform med egen rådighed på egen besætning. Der skal være respekt om identitet og selvopfattelse hos svineproducenten. Frivillighed hos deltagere er nødvendigt, hvis kvalitetsstyring skal blive en succes:

• sikre motivation af svineproducenten.
• definere egne og andres krav - ramme.
• modenhed hos svineproducenten
• modenhed hos konsulent/organisation
• involvering i beslutning --> rådighed.

Struktur/organisation

Enkel, klar og tydelig organisation er lig med succes. Brug tid på at danne den "rigtige organisation" (de rigtige personer de rigtige steder):

• hvad er beslutningsgrundlaget?
• hvad er beslutningsrammen?
• hvem har ansvar, og er det lig med råderet?
• hvilken kultur er der hos interessenterne (svineproducent, dyrlæger, konsulenter, medarbejdere, slagteri, landboorganisationer, foderstoffirmaer, m.m.)?
• lad fornuften råde

Demo-projektets organisation er vist i bilag 2.

Uddannelse

Det kræver uddannelse i kvalitetsstyring af både projektmedarbejdere, konsulenter og svineproducenter, når man ønsker at indføre ISO kvalitetsstyring.

Et certificeret kvalitetsstyringssystem skal auditeres. Der er krav om såvel intern som ekstern auditering. I projektet blev ti personer desuden uddannet som auditorer, heraf seks svineproduktionskonsulenter, således at de kunne gennemføre den interne audit hos svineproducenterne. Seks svineproduktionskonsulenterne blev endvidere uddannet af Dansk Standard, således at de på vegne af Dansk Standard kunne gennemføre certificering og den løbende eksterne audit. Uddannelse af svineproduktionskonsulenter til Dansk Standard auditorer betyder lavere omkostninger til certificering og løbende opfølgning, jævnfør notatet "Kvalitetsstyrings- og certificeringsmodeller for svinesektorens primærproduktion" (Slagteriernes Forskningsinstitut, september 1994).

Det tager mindst 1 år at gøre deltagerne bevidste om principperne for kvalitetsstyring og svineproducentens ansvar i besætningen.

Projektmedarbejdere og auditorer

Skal lære om kvalitetsbevidsthed - principper for kvalitetsstyring og viden om svineproducentens ansvar (2-4 dages kursus). Intern auditoruddannelse (7-dages kursus). Videreuddannelse til Dansk Standard auditor (5-dages kursus).

Konsulenter, teknikere og dyrlæger

Skal lære om kvalitetsbevidsthed - principper for kvalitetsstyring og viden om svineproducentens ansvar samt kendskab til auditering (2-dags kursus).

Kvalitetskomité

Skal lære kvalitetsbevidsthed - principper for kvalitetsstyring og viden om svineproducentens ansvar (2-dags kursus).

Svineproducenter

Skal lære om kvalitetsbevidsthed - principper for kvalitetsstyring og viden om svineproducentens ansvar.

• 1 til 2 dage, hvor svineproducenterne forholder sig til niveau i system - fælles mål.
• 1 dag med definering af egen målsætning
• 1 dag med undervisning i håndbog/krav.
• 1 dag med implementering af system i egen besætning

Medarbejdere hos svineproducenter

Kursus i kvalitetsstyring som er meget praktisk relateret (2-dags kursus). Det beskrevne uddannelsesforløb er gennemført i projektet, men ikke så målrettet som her anført. Ikke alle medarbejdere i de certificerede besætninger har gennemført kursus i kvalitetsstyring.

Samlet vurdering af projektforløb i demonstrationsdel

Tidsplan

Man skal være realistisk i vurdering af behov for ressourcer (timer, økonomi, m.m.) i planlægningen.

Forberedelse

Før start af et kvalitetsstyringsprojekt skal der være indsigt i, hvad der ligger i begreberne nytteværdi, markedsværdi og personlig oplevelse. Metode og teknik med spørgeskemaer skal understøttes af ekspertbistand.

Strategifasen

8 gruppemøder/Menstrup-møde. På disse møder blev rammerne for kvalitetsstyringssystemet lagt.

Menstrup-mødet var ikke forberedt godt nok, og programmet var for presset. Mødet burde kun have indeholdt ren kvalitetsstyring og formuleringer omkring indhold i kvalitetshåndbogen. Præsentation af en kvalitetshåndbog, der strukturmæssigt ikke var på plads, og som svineproducenterne ikke havde mulighed for at forstå så tidligt i forløbet, var ikke hensigtsmæssigt. Efter Menstrup-mødet blev kvalitetshåndbogen skrevet om, hvilket fik et godt forløb.

Udviklingsfasen

• Inddrage svineproducenter.
• Inddrage konsulenter, tekniker og dyrlæger.
• Inddrage Dansk Standard - systemudvikling.

Herefter er det hensigtsmæssigt at udarbejde kvalitetshåndbogen.

På et meget tidligt tidspunkt skal fageksperter i svineproduktion have indsigt i kvalitetsstyring og kvalitetsstyringseksperter i svineproduktion. Introduktion af konsulenter, dyrlæger, teknikere, foderfirmaer, m.m. kom for sent. I starten var denne gruppe ikke motiveret. Det var især svært at motivere dyrlæger. Et forslag er at udarbejde kontrakt/anvisning mellem svineproducent og dyrlæge.

Opstartsbesøg

Det er nødvendigt med både et opstartsbesøg og flere interne audits i den enkelte besætning før certificering.

Certificering

Dette forløb acceptabelt.

Implementeringsfasen

Det ville havde været godt med nogle få gennemførte certificeringer som øvelse/overblik, før certificering af samtlige besætninger begyndte. Start med en mindre gruppe (6-8 svineproducenter) for at få overblik. Derefter implementering i den store gruppe og efterfølgende certificering.

Drift/vedligeholdelse

At indarbejde opfølgning (audit) og definere nye målsætninger. Forfølgelsen af nytteværdi i den enkelte besætning ligger på Niveau III (den individuelle tilpasning) med definering af en direkte målsætning for den enkelte svineproducent.

De daglige registreringer kan gennemføres på 5-15 minutter i de enkelte besætninger, og det kan deltagerne godt leve med.

Erfaring med certificering

At få et certifikat svarer til at bestå en slags eksamen, hvor svineproducenten over for en auditor fra Dansk Standard besvarer spørgsmål og med sine notater viser, om han lever op til det beskrevne i kvalitetsstyringssystemet. En certificering tager tre til fem timer afhængig af, hvor stor besætningen er, og om besætningen er fordelt på flere ejendomme.

En certificering opleves meget forskellig. Ofte er svineproducenterne positive og hjælpsomme, og klar over, at det ikke er en konsulent, de har på besøg, men en repræsentant fra Dansk Standard. Modsat er der et sprogligt problem, idet mange har svært ved at forstå de mærkelige ord, som bruges i ISO-systemet.

Nødvendige rutiner

En god og hensigtsmæssig arbejdsrutine i besætningen er tæt knyttet til øget nytteværdi (jf. figur 1). Erfaringen er, at de bedste resultater opnås, når den enkelte svineproducent selv beskriver sine arbejdsrutiner, mens konsulenten fungerer som sekretær. Dette sikrer, at arbejdsrutinen er skrevet på en måde, der er forståelig for den, der udfører arbejdet i det daglige. Der bliver samtidig taget en aktiv beslutning om, hvad det er man vil, og der medtages kun det mest væsentlige. Det har dog vist sig at være en fordel, hvis der er nogle oplæg til, hvordan en arbejdsrutine kan se ud, som svineproducenten kan bruge som inspiration.

Figur 1. Eksempel på arbejdsrutine for smittebeskyttelse

1. 8 rottekasser sættes ud rundt om staldbygninger
2. Siloer med tilskudsfoder tømmes før hver ny påfyldning
3. Kager i doseringsanlæg fjernes hver mandag
4. Smågrisestald nr. 4 bruges til efternølere
5. Når smågrisene flyttes til slagtesvinestalden vaskes og desinficeres stalden inden de fravænnede grise flyttes ind i smågrisestalden
6. Grisene flyttes aldrig tilbage i systemet
7. Der skiftes til andet fodtøj i slagtesvinestalden
8. Slagtesvinestalden vaskes hver sommer

Kvalitetsmøde i besætningen

Mindst én gang pr. år afholdes der i den enkelte besætning et møde med deltagelse af svineproducent, konsulent, dyrlæge, ledende medarbejdere og eventuelt økonomikonsulent m.fl. Svineproducenten er formand for dette møde med ansvar for at indkalde og lede mødet. Til mødet er der fast dagsorden (se figur 2).

Erfaringen med 1. møde var, at det tit var første gang, at svineproducenten havde fat i det samlede kvalitetsstyringssystem, og trods en fast dagsorden var mødet svært at styre. Der var derimod gode erfaringer med 2. møde, idet svineproducenterne ofte var den aktive med hensyn til at udsende dagsorden, lede og afholde mødet. Erfaringen er, at det tager tid før den enkelte svineproducent lærer at være den aktive til at sætte egen dagsorden og styre disse møder.

Figur 2. Dagsorden for kvalitetsmødet i besætningen

Erfaring hos deltagerne i ISO-projektet

Det bedste ved at deltage i kvalitetsstyringsprojektet er, at min driftsledelse er styrket". Dette er sagt af flere deltagere i projektet. Mange svineproducenter mærker, at de nu er mere kritiske i forhold til deres foderleverandører, dyrlæger, konsulenter, m.m., og at deres engagement og interesse for besætningen er vokset. En svineproducent har desuden sagt, "at konsulenterne nu er mere konkrete over for os, mere forberedte, mere bevidste om rådgivningen". Dette fremgår af rapporten fra Landbrugets Informationskontor (LIK), som beskriver svineproducenternes oplevelse af at deltage i projektet.

Bilag 1

Bilag 2